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  • 行業資訊

    如何進行項目干系人管理

    2020-09-25

    項目始于干系人需求,終于干系人滿意。項目干系人是指受項目影響或能影響項目的任何個人、小組或組織。也可以說,與項目有直接或間接關系的任何個人、小組或組織,都是項目干系人。對于我司項目來說,干系人包括項目組成員、移動客戶、我司各支撐、職能和運營部門、合作方等等。項目干系人管理是項目管理中的重要內容之一,目的是調動積極因素,化解消極影響,確保項目成功。

    項目干系人管理應該按照如下步驟開展:

    1. 盡可能識別出全部項目干系人

    總有一些不明顯甚至暗藏的項目干系人,所以全面識別項目干系人并不是很容易。在項目開始時,要認識到暗藏的項目干系人也會對項目產生重要影響。不要擔心識別出的干系人多,可以通過后面的干系人分析并區分出重要、次要甚至不需要加以管理的干系人。被識別的某些干系人,對項目不會產生實質性的影響,只需加以觀察即可。如果某些干系人不能夠被識別出來,就說明存在問題,說不定哪一個被遺漏的干系人將給項目帶來很大的麻煩。

    通過干系人識別,可編制出《干系人登記冊》,其中記錄各干系人的名稱、地址、聯系方式等基本信息,也記錄對干系人的初步評價。

    2. 對項目干系人進行全面分析

    認真分析每個項目干系人的利益領域和利益大小,影響領域和影響大小,把干系人的利益和影響都可視化。一一列出干系人的利益點(包括負面利益),并對每個利益點賦予一定的權重,然后分析每個干系人在項目上的總體利益大小。采用類似的方法,評估出每個干系人在項目上的總體影響大小。據此,依據權重進行排序,分析出干系人的重要程度,以便有重點的做好干系人管理。有句話,屁股決定腦袋,但最終是利益決定立場,所以支持或反對項目的程度是隨著正面或負面利益的大小而變化的。

    除了分析利益和影響外,還要分析干系人對項目的認知程度、施加影響的緊急程度,以及為項目所用的知識技能。項目經理一定要弄清楚項目干系人對項目的各種情況,以便以后加以利用和應對。

    3. 對干系人進行歸類

    如果干系人數量較多,就應該按照一定的標準進行歸類,以方便管理。 

    4. 針對每一個或每一類干系人制定管理策略

    由于精力有限,不可能對所有項目干系人都進行同等程度的管理。對于利益大、影響大的干系人,一定要重點管理;對于利益小、影響小的干系人,則可以放在一邊不管或者只投入很少的精力加以觀察。要注意,在項目的不同階段,干系人的利益和影響會發生變化。

    經過分析和歸類,編制出《項目干系人管理策略》,其中記錄對干系人的分析結果以及對不同干系人將要采取的管理措施。

    在對干系人管理時,應特別注意以下幾個方面:

    (1) 盡早以積極態度面對負面的干系人。

    (2) 面對消極的干系人,應如同面對積極的干系人一樣,盡早積極的尋求解決問題的方法;充分理解他們,設法把項目對他們的負面影響降低到最低程度,甚至可以設法使項目也為他們帶來一定的正面影響。直接面對問題,要比拖延、回避有效得多。

    (3) 讓項目干系人滿意是項目管理的最終目的。

    讓干系人滿意,不是簡單的被干系人牽著鼻子走,而是切實弄清楚干系人的利益追求并加以適當引導,滿足他們合理的利益追求。項目管理要在規定的范圍、時間、成本和質量下完成任務,最終還是要讓項目干系人滿意。所以,不要忽視你的干系人,項目管理團隊必須把干系人的利益追求盡量明確、完整的列出,并以適當方式請干系人確認。

    (4) 特別注意干系人之間的利益平衡。

    由于各干系人之間或多或少地存在利益矛盾,我們無法同時同等程度的滿足所有干系人的利益,但應該盡量縮小各干系人滿足程度之間的差異,達到一個相對平衡。項目干系人管理的一個核心問題,就是在眾多項目干系人之間尋找利益平衡點。我們要承認和理解利益差別甚至是沖突,并進行協商。

    (5) 依靠溝通解決干系人之間的問題。

    通過溝通,不但能及時發現項目干系人之間的問題,更重要的是能夠達到相互理解、相互支持,直至問題解決。對于溝通,我們要建立良好的溝通機制和計劃,并加以管理。

     

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